Czy można zastosować okres rozliczeniowy od 25 dnia danego miesiąca do 24 dnia następnego miesiąca?
Rozliczam firmę , która ma okres rozliczeniowy jednego miesiąca. Jest podział pracowników na umysłowych i fizycznych. Pracownikom umysłowym okres rozliczeniowy zaczyna się od pierwszego dnia miesiąca do ostatniego, natomiast czy pracownikom fizycznym mogę wprowadzić rozliczenie od 25 do 25 następnego miesiąca? Jak ewentualnie przy pracownikach fizycznych ustalić normę czasu pracy? Czy okres rozliczeniowy jednego miesiąca powinien zawsze zaczynać się od pierwszego dnia miesiąca do ostatniego? Czy ten okres powinien obejmować jeden pełny miesiąc kalendarzowy?
Czas pracy pracowników musi zostać rozliczony w przyjętym okresie rozliczeniowym. Nie dotyczy to pracowników niepełnosprawnych, gdyż zgodnie z art. 15 ustawy z 27 sierpnia 1997r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych ( Dz.U. z 2010r. nr 214, poz. 1407 z późn. zm.) ustawa określa jedynie dobową i tygodniową normę czasu pracy bez wskazywania na długość okresu rozliczeniowego.
Czas pracy osób niepełnosprawnych musi być rozliczany tygodniowo, gdyż czas pracy w danym tygodniu nie może przekraczać 35 godzin (osoby zaliczone do znacznego i umiarkowanego stopnia niepełnosprawności ) oraz 40 godzin (lekki stopień niepełnosprawności).
O długości okresu rozliczeniowego dla pracowników decyduje pracodawca w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, z zastrzeżeniem § 2 i 3 art. 150 k.p.
Zgodnie z art. 129 k.p. okres rozliczeniowy nie może przekraczać 4 miesięcy. Okres rozliczeniowy nie może być dłuższy, ale może być krótszy niż 4 miesiące.
Ustalenie dla pracowników umysłowych miesięcznego okresu rozliczeniowego należy uznać za decyzję zgodną z prawem.
Jeżeli ustawodawca zdecydował, że okres rozliczeniowy nie może przekraczać 4 miesięcy, to należy przyjąć, że dopuścił możliwość ustanowienia okresu krótszego, nie wprowadzając minimalnego okresu rozliczeniowego.
W doktrynie można przeczytać, że okres rozliczeniowy nie może być krótszy niż tydzień, co nie wynika jednak z żadnego przepisu.
Jeżeli okres rozliczeniowy może obejmować miesiąc kalendarzowy, który nie jest równoznaczny z liczbą pełnych tygodni liczonych jako 7 kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego.
Nie ma podstaw prawnych, aby zakazać pracodawcy podjęcia decyzji o ustaleniu okresu rozliczeniowego, który nie będzie jednoznaczny z okresem rozliczeniowym równym miesiącowi kalendarzowemu. Pracodawca w sposób dowolny może ustalać długość okresu rozliczeniowego. Tym samym okres rozliczeniowy może obejmować okres od 25 dnia danego miesiąca do 24 dnia następnego miesiąca.
Myślę, że w pytaniu błędnie założono, że okres rozliczeniowy będzie trwał od 25 do 25 następnego miesiąca. Takie ustalenie okresu rozliczeniowego powodowałoby, że kolejny okres rozliczeniowy musiałby rozpoczynać się w dniu 26 dnia danego miesiąca, skoro poprzedni kończyłby się 25 dnia danego miesiąca.
Miesięczny okres rozliczeniowy nie musi rozpoczynać się w pierwszym dniu danego miesiąca. Termin rozpoczęcia okresu rozliczeniowego może rozpoczynać się w dowolnym dniu miesiąca kalendarzowego. Brak przepisu, który zakazywałby ustalanie okresu rozliczeniowego od 25 dnia danego miesiąca, do 24 dnia następnego miesiąca.
Sposób ustalenia wymiaru czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym wynika z art. 130 § 2 i § 21 k.p.
Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, ustalany zgodnie z art.129 § 1 oblicza się:
a) mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie
b) dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku.
c) za każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin.
d) jeżeli zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy święto przypada w dniu wolnym od pracy, wynikającym z rozkładu czasu pracy przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, to nie obniża ono wymiaru czasu pracy.
Przykład:
Jeżeli przyjmiemy, że okres rozliczeniowy będzie trwał od 25 marca 2011r. do 24 kwietnia 2011r. oraz dni wolne wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy przypadać będą w soboty to wymiar czasu pracy w tym okresie wynosić będzie 168 godzin, co wynika z następującego wyliczenia:
a) 25 marca – 21 kwietnia 2011r. ( 4 tygodnie x 40 godzin = 160 godzin)
b) 22 kwietnia (piątek) + 8 godzin.
Nie ma możliwości zmniejszenia wymiaru czasu pracy, ponieważ w okresie rozliczeniowym nie występują święta.
Tym samym w przyjętym okresie rozliczeniowym wymiar czasu pracy będzie wynosił 168 godzin
Przykład:
W okresie rozliczeniowym 25 kwietnia 2011 – 24 maja 2011r. wymiar czasu pracy wynosić będzie 168 godzin, co wynika z następującego wyliczenia (przyjmując, że dniami wolnymi wynikającymi z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy będą soboty):
25 kwietnia – 21 maja 2011r.( 4 tygodnie x 40 godzin = 160 godzin)
22 – 24 maja 2011r. ( dwa dni: 23 i 24 maja x 8 godzin =16 godzin)
160 + 16 = 176 godzin – 8 godzin za dzień 3 maja 2011r. (święto, które nie przypada w niedzielę oraz w dniu wolnym wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy) = 168 godzin.
Pracownicy w przyjętym okresie rozliczeniowym powinni przepracować 168 godzin, np. 21 dni po 8 godzin.
Okres rozliczeniowy nie musi obejmować pełnego miesiąca oraz rozpoczynać się pierwszym dniu danego miesiąca.
Podstawa prawna:
- art.128 § 3 pkt 2, 130, 150 § 1-4 k.p.
ustawa z 27 sierpnia 1997r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych ( Dz.U. z 2010r. nr 214, poz. 1407 z późn. zm.)
Zygmunt Stanisławski
16 marca 2011r.