Zwracam się z prośbą o wyjaśnienie kwestii korzystania z urlopu na żądanie w sytuacji, gdy pracownik posiada jeszcze urlop zaległy za poprzedni rok. Zgodnie z art.167² KP pracownik ma prawo do 4 dni w roku, który z upływem roku kalendarzowego traci swój szczególny charakter.
Jeżeli pracownik posiada jeszcze urlop zaległy np. 5 dni i  zwraca się z prośbą o udzielenie urlopu na żądanie  w ilości 4 dni , to  w jakiej kolejności powinien być odejmowany urlop wypoczynkowy : najpierw urlop zaległy , a następnie urlop bieżący?

Ewidencję urlopów wypoczynkowych prowadzimy w systemie komputerowym kadrowo-płacowym. I tu powstaje problem.

Urlop na żądanie jest wydzielony  z urlopu wypoczynkowego  i w momencie rejestrowania go w systemie ( jest on opisany  innym kodem -urlop wypoczynkowy na żądanie).

Urlop na żądanie odejmowany jest z bieżącej puli rocznej zgodnie z art. 167², (w tym wypadku te 4 dni o które prosił), a urlop zaległy pozostaje dalej. Chciałabym mieć jakąś podstawę, aby żądać od firmy obsługującej naszą firmę  zmiany zasad wykorzystywania tego urlopu w systemie.

 

W opisanej sytuacji z dniem 1 stycznia 2010r. pracownik uprawniony jest do urlopu w ilości 31 dni, na który składa się: 26 dni bieżącego urlopu oraz 5 dni urlopu do którego pracownik nabył w 2009r. Niezależnie od tego, czy pracownik w roku 2009 korzystał z urlopu na żądanie, w roku 2010 przysługuje mu jedynie prawo do  4 dni urlopu na żądanie, do których nabył prawo w dniu 1 stycznia 2010r.

Z dniem 1 stycznia 2010r. pracownik uprawniony jest do 4 dni urlopu na żądanie, jednakże dni te znajdują się w ogólnej liczbie należnego urlopu, czyli 31 dniach, a nie w 5 dniach urlopu zaległego, gdyż jest to urlop, z którego może skorzystać tylko w danym roku i to w ilości tylko 4 dni, niezależnie od tego, że nie skorzystał z urlopu na żądanie w roku poprzednim.

Wystąpienie przez pracownika o udzielenie 4 dni urlopu na żądanie nie oznacza, że dni te zostaną odpisane z bieżącego urlopu 26 dniowego, pozostawiając w dalszym ciągu 5 dni urlopu zaległego.

W pierwszej kolejności pracodawca obowiązany jest do zlikwidowania zaległości urlopowej z roku 2009r., co oznacza że urlop na żądanie musi zostać „odpisany” od 5 dni urlopu zaległego. Po odpisaniu 4 dni do wykorzystania pozostanie 27 dni ( 26 dni bieżącego oraz 1 dzień urlopu zaległego).

System kadrowo – płacowy który Państwo stosujecie nieprawidłowo odejmuje urlop na żądanie od urlopu bieżącego, pozostawiając nienaruszony urlop zaległy, co należy uznać za nieprawidłowość. Można odejmować dni urlopu od bieżącego wymiaru, jeżeli nie występuje urlop zaległy. Jeżeli jednak mamy do czynienie z zaległym urlopem, to on powinien być wykorzystany w pierwszej kolejności. Nawet wówczas, gdyby pracownik poprosił, a nie zażądał, o udzielenie urlopu, zostałby „odpisany” od urlopu zaległego.

Zaległy urlop wypoczynkowy zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy ma być udzielony do końca pierwszego kwartału roku następnego, ale nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167² k.p. Oznacza to, że po dniu 31 marca 2010r. na koncie pracownika może być maksymalnie 4 dni byłego urlopu na żądanie, jeżeli pracownik nie skorzystał z niego zarówno do końca 2009r. jak i w pierwszym kwartale 2010r. Jeżeli w 2009r. pracownik skorzystał z 4 dni urlopu na żądanie, to po dniu 31 marca 2010r. na jego koncie nie może być żadnej zaległości urlopowej. Jednakże gdyby pracownik wystąpił o urlop na żądanie, to dotyczyć to może maksymalnie 4 dni w roku 2010 i muszą zostać odjęte w naszym przykładzie od 5 dni urlopu zaległego. Gdyby pracownik w roku 2009 skorzystał jedynie z 3 dni urlopu na żądanie, a chciał skorzystać z 4 dni takiego urlopu w 2010r. to pracodawca przenosząc na rok 2010 przykładowo 2 dni zaległego urlopu odpisałby owe 4 dni z dwóch dni za rok 2009 oraz odjąłby dwa dni z bieżącego urlopu. Do wykorzystania pozostałoby 24 dni ([26+2] – 4= 24). W tej sytuacji nastąpiłoby pomniejszenie urlopu bieżącego (za rok 2010).

 

Zygmunt Stanisławski
2 lutego 2010r.

Dlaczego pracownik pracujący krócej ma urlopu wypoczynkowego więcej niż pracownik który pracuje dłużej? Pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy – sposób ustalenia urlopu wypoczynkowego Pismo Generalnego Inspektora Pracy z 14 stycznia 2010 r., GPP -118-4560-92/09/PE/RP w sprawie wymiaru urlopu wypoczynkowego w placówce nieferyjnej Nabycie prawa do pierwszego urlopu wypoczynkowego Urlop wypoczynkowy pracownika zatrudnionego w wymiarze 3/4 etatu Przedawnienie prawa do urlopu wypoczynkowego Urlop wypoczynkowy po zmianie pracodawcy Urlop wypoczynkowy pracownika podejmującego pracę po skończonej szkole Urlop wypoczynkowy udzielony w ilości mniejszej niż dobowy wymiar czasu pracy Dodatkowy urlop dla pracownika niepełnosprawnego